Notionの使い方と活用法『データベース編』
広告

データベース機能について

Notion上の表は、全てデータベースとして作成されます。
Evernoteから移行したデータに関しても、表が含まれている場合はデータベースに変換されます。

Notionのデータベースは、データの格納に特化しています。
計算式などを活用して簡単な集計はできますが、表計算シートの代替にはなりません。

ですが、データベースを活用することによって使い勝手が向上するので、
Notionに慣れてきたら是非活用してほしい機能です。

データベースの種類について

データベースは、6種類のレイアウト(view)があります。
目的によって、自分の使いたいレイアウトを使用していきます。

Table View

一般的な表形式のデータベースです。
どんなものを作るか悩んだら、まずはこれを作ることをお勧めします。

後述しますが、データベースは複数のViewに切り替えることが出来るので、Listでデータベースの土台を作成して、そこから用途に応じたViewに切り替えていくと作成しやすいです。

Board View

Trelloのようなカンバン方式のデータベースです。
プロジェクト管理やタスク管理の用途で使用すると使いやすいです。

進捗状態をタグで設定しておくことで、付箋のようにドラッグ&ドロップで移動することが出来るので
視覚的に進捗や状態を把握する際に効果的です。

Gallery View

画像カードを表示するデータベースです。
読書記録や映画記録、旅行記録などの用途で活用すると使いやすいです。

読書記録や映画記録では、表紙や広告を表示することで後から確認する際に便利です。
私の場合は、本の表紙を一覧で確認したいので読書記録はこのViewで表示しています。

List View

ページタイトルが一覧で並んでいる形式のデータベースです。
情報量が少なく、シンプルな形式が好みのであれば、TableよりListの方が使いやすいと思います。

私の場合は、複数の情報を一覧で確認したいのでListは使っていません。
日記のように、ページを並べていくことが目的なら、このレイアウトは使いやすいと思います。

Calender View

カレンダー形式のデータベースです。
スケジュールやタスク管理などの用途で活用すると使いやすいです。

私の場合は、タスク管理をする際にCalender ViewとBoard Viewを併用していました。
現在は後述するTime Lineで管理しています。

Timeline View

ガントチャート形式のデータベースです。
複数のタスクを並行して管理するなら、カレンダー形式よりも、こちらの方が使いやすいと思います。

私の場合は、日付を入力すると進捗状況を自動で変えるように設定しているので、Tableでタスクを把握してTimelineでスケジュール管理をしています。

Viewを複数利用する

一つのデータベースで、複数のViewを活用すると、Notionのデータベースは非常に便利になります。
新しくViewを追加する際は、「Add a view」を選択して追加します。

Veiwの用途が決まっている場合は、View Nameの箇所に名前を記入しておくことをお勧めします。
理由は、切り替えの際に何に表示しているか分かるので、便利だからです。

私の場合は、タスク管理用のデータベースでは未了タスクと完了タスクを分けたかったので、
Table Viewを二つ作成してフィルター機能を活用して完了タスクと未了タスクに表示を分けています。

インライン表示とフルページ表示の使い分け

データベースは、インライン表示とフルページ表示のどちらかを選択可能です。

機能としては、基本的に利用できる内容は同じです。
違いは、インライン表示の場合は、データベースと他のコンテンツを同時に表示することが出来ます。

私の場合は、基本的にフルページ表示でデータベースを作成しています。
理由としては、インラインページ表示はページの読み込みが遅いためです。

必要に応じて、「Create Linked database」を使用して、ページ内にインライン表示しています。

インライン表示とフルページ表示の切り替え方法

既に作成したデータベースの表示方法を切り替えたい場合はあると思います。
その場合は、ページ表示は以下の手順で切り替えが可能です。


フルページからインラインへ切り替える

ページ表示になっているデータベースにマウスを移動します。
そうすると、赤枠の箇所にマークが出るので、そこをクリックします。

クリックすると、以下のメニューが表示されるので、赤枠の箇所をクリックすると切り替わります。


インラインへフルページへ切り替える

インライン表示しているデータベースを表示して、赤枠の箇所をクリックします。

メニューが表示されるので、赤枠の箇所をクリックすると切り替わります。

インラインページの注意点

読み込みが遅くなる。

インライン表示のデータベースは、読み込みが遅くなります。
ページ表示とデータベース読み込みは段階的に読み込みが発生するため、使い勝手が悪くなります。

1日に何度もアクセスする。または、情報量が多いデータベースに関しては、フルページ表示を使用した方がいいです。

インラインデータベースは、あくまでも情報の特性や使用頻度を考慮して使用しましょう。


レイアウトが崩れる可能性がある。

Notionは、基本的に縦スクロールで利用すると思います。
ただ、データベースを横に並べると、必然的に横にスクロールする場面が発生するので、データベース全体を把握することが出来なくなります。

終わりに

Notionの活用事例を紹介しています。
Notionをどう活用するか悩んでいる方は、参考にしていただけたらと思います。

関連キーワード
広告